Spesso utilizzato in modo banale e controproducente, ma potenzialmente sublime: PowerPoint continua a dividere il mondo dei convegni e della formazione
Nel 2003 Paolo Attivissimo ha pubblicato «È ufficiale: la powerpointosi esiste» dove in modo spiritoso denuncia i cattivi usi delle presentazioni con slide. È tornato sull’argomento Andrea Bagatta nel 2008 con «Contrordine, PowerPoint non è il male» con una breve rassegna degli argomenti dei detrattori, e qualche commento intelligente di lettori qualificati. Nella mia lunga carriera di formatore ho messo insieme una notevole raccolta di lucidi per lavagna luminosa, che man mano ho trasferito su PowerPoint, poiché l’abbinamento computer/videoproiettore è diventato da anni la soluzione migliore per fornire supporto visivo a presentazioni, lezioni, dimostrazioni, riunioni.
Se prima dovevo portare un pacco di lucidi, poi il mio notebook, ora metto in tasca un hard disk da 80 GB dove ho stivato tutto il mio materiale, e che col suo collegamento Usb mi permette di usare qualsiasi computer dovunque vada. Il mio debito di gratitudine per questa elegante soluzione mi impone di intervenire a difesa del povero PowerPoint e dei suoi simili.
DA ALTAMIRA IN POI
Il programma di presentazione PowerPoint fa parte del pacchetto Microsoft Office, e quindi è il più generalmente usato. Tuttavia funziona benissimo anche il programma di presentazione di OpenOffice, o Flash, che meglio di Power Point si presta a gestire animazioni e multimedialità. Con questi programmi si possono fare molte cose, da audiovisivi per mostre a filmati in animazione per formazione e per svago, anche se la stragrande maggioranza delle persone li usa solo come sequenze di slide a supporto di presentazioni. I produttori forniscono interfacce standardizzate (modelli, layout, combinazioni di caratteri e di colori) per far sì che chiunque, anche senza conoscenze grafiche e di comunicazione visiva, possa mettere insieme una presentazione decente.
La necessità di combinare ciò che si dice con qualcosa da mostrare risale agli albori della civiltà. Gli animali dipinti nelle grotte di Altamira più di 15.000 anni fa probabilmente servivano allo sciamano o all’anziano per parlare di rituali e tecniche di caccia. Nelle aule scolastiche c’è ancora la lavagna con i gessetti. Nelle presentazioni business e nella formazione si usava la lavagna luminosa, ormai sostituita ovunque con il videoproiettore. Ognuno di questi strumenti ha i suoi pro e i suoi contro. Il difetto della lavagna con i gessetti, o dell’attuale tabellone con i pennarelli, è che quando si scrive si voltano le spalle al pubblico, e quindi se ne perde il contatto emotivo, anche se per pochi momenti. La lavagna luminosa lascia l’oratore di fronte al pubblico, ma ha bisogno di semioscurità, che facilita appisolamenti e distrazioni.
IL PROBLEMA, LA SOLUZIONE
Come dice Paul Watzlawick, è la soluzione che crea il problema. Questo è vero anche per PowerPoint, che risolve il problema di preparare una buona presentazione in poco tempo e senza tante conoscenze tecniche o artistiche, ma proprio per la sua facilità di uso genera routine, mediocrità, uniformità di presentazioni. Inoltre, quando ho preparato una sequenza di slide, tendo a seguire solo quella, e quindi a svolgere la presentazione in modo rigido, secondo una linea predisposta. In tal senso la presentazione con PowerPoint non è strategica, non costruisce la conoscenza insieme con i partecipanti, con le loro conoscenze e i loro contributi, ma finisce con l’essere una monotona somministrazione di nozioni preconfezionate.
Molto spesso la sequenza di slide non viene usata per facilitare la comprensione degli ascoltatori, ma come promemoria per l’oratore, il quale si limita a leggere e commentare brevemente le slide l’una dopo l’altra. Ciò porta a fare slide troppo piene di testo o di dati, spesso illeggibili per il pubblico, utili solo all’oratore che così ricorda ciò che deve dire, ma al tempo stesso lo rende poco interessante. Ho visto oratori che si limitano a leggere le slide, dimenticando che un pubblico alfabetizzato se le legge da solo. All’altro estremo ci sono oratori che lasciano su una slide e parlano d’altro. Spesso compaiono frasi scritte in forma discorsiva, con blocchi di testo che scoraggiano la lettura rapida, al posto di brevi elenchi, parole chiave, frasi ad effetto.
Tom Peters ama sparare sul pubblico slide con una sola parola o una sola frase, a creare dubbio, sorpresa, curiosità, emozioni, anche perché spesso le sue frasi lapidarie finiscono con un punto interrogativo o esclamativo. Mischia criteri diversi per sorprendere e spiazzare continuamente l’ascoltatore, passando da slide con una sola parola a slide con interi periodi pressoché illeggibili, a slide quasi vuote. Quindi non è noioso il povero Power Point, ma la monotonia e la ripetitività di chi lo usa. Se seguo pedissequamente i modelli proposti, e faccio slide tutte uguali, con un titolo e tre o quattro frasi, la monotonia è garantita. Se invece alterno slide di testo a immagini, piccole animazioni, domande, forti segni grafici e simbolici, conduco lungo la mia presentazione la tensione emotiva dell’ascoltatore.
COMBINARE SUPPORTI DIVERSI
Una buona idea è combinare supporti diversi. Possiamo partire con una presentazione PowerPoint, poi gestire un momento di interattività con la sala usando la lavagna a fogli mobili. Possiamo usare il nostro corpo, muovendoci, facendo smorfie, coinvolgendo gli ascoltatori a dire o a fare qualcosa. Possiamo interrompere la presentazione con una domanda, invitando a rispondere i partecipanti, o avviando una discussione, per riprendere la presentazione sutibo dopo. Un criterio generale puo essere questo: se posso fare a meno di supporti, ben venga; se invece ho bisogno di far vedere qualcosa, posso improvvisare al momento su una lavagna per scrivere man mano le cose di cui si parla, oppure, se ogni volta devo riscrivere le stesse cose, è meglio usare una solida e collaudata presentazione PowerPoint. Se poi ho una brutta calligrafia, scrivere col computer è un obbligo.
Prima di organizzare i miei materiali mi chiederò: a che serve la presentazione? Come viene fruita? Come viene gestita? Quanto tempo ho? Quanta gente c’è? In base alle risposte che mi sarò dato, organizzerò la presentazione con tutta la mia creatività personale, dai modi di presentare (in forma di rap? Con un gioco? Con un brainstorming?) alle soluzioni specifiche (immagini, suoni, caratteri, colori, parole chiave, documenti, mappe, grafici). Realizzerò il supporto visivo con i miei standard di qualità (numero di parole e frasi, rapporto figura/sfondo, font e grandezza dei caratteri, pertinenza dei contenuti) e curerò la perfetta corrispondenza fra ciò che dirò e ciò che farò vedere.
Se però la presentazione non la faccio io, ma miei sostituti o collaboratori? Lascio che ognuno di loro faccia le cose a modo suo o fornisco loro uno standard uniforme? Se c’è tempo sufficiente, posso preparare bene tutto il materiale, farlo provare ai collaboratori, osservare e correggere la loro gestione della presentazione. Creerò un modello grafico personalizzato, senza ricorrere a quelli preconfezionati. Userò immagini originali, dai disegni alle foto. Ma quando c’è fretta? Se devo preparare una presentazione… presentabile in poche ore, allora i modelli predisposti possono salvarmi. Certo, terrò presente che sono modelli visti e rivisti, quindi cercherò di usare poche slide significative e puntare di più su ciò che dirò.
ALTERNATIVE A POWERPOINT
Dopo aver deplorato il povero PowerPoint, e dunque aver deciso di non usarlo, che cosa faremo? Ho assistito alla lezione di un famoso professore, che l’ha letta sul monitor del suo notebook senza proiettarla! Oppure a lunghe conferenze solo parlate, con mia grande difficoltà a non distrarmi, a seguire il discorso, a sintetizzare i concetti essenziali. Ho anche visto il grande Marvin Minsky scrivere sui lucidi della lavagna luminosa, e usare bottiglie e cose varie. Danilo Mainardi fa in un minuto un disegno molto espressivo su cui svolge il suo intervento a Quark. Quando ho fatto da chairman ad un incontro con Rob Thomsett ho ingaggiato un trio jazz che intervenisse qua e là a improvvisare sulle differenze fra project management tradizionale e agile.
Se però devo fare la mia solita lezione sul problem setting, o una presentazione al volo, continuo ad usare il mio bravo PowerPoint, o il suo equivalente open.

Umberto Santucci per Apogeonline